Extranet, una herramienta (casi) imprescindible para los organismos de certificación

Entre las opciones de digitalización más recomendables para mejorar el control, quizá sea la implementación de una extranet  para operadores la que pueda ofrecer mejores resultados inmediatos.

Agilizar la comunicación con los operadores de forma que sean ellos mismos (o personas autorizadas) los que transmitan la información que les sea requerida, permite registrarla automáticamente, analizarla y proporcionar una respuesta rápida en caso necesario. Además de mejorar la calidad del servicio, esta herramienta permite un gran ahorro de costes de correo, administración (cumplimentar registros de entradas/salidas, elaborar respuestas, etc), errores de transcripción de datos, fallos de archivo o seguridad de la información, etc

Los operadores deberían acceder a éste área privada mediante un nombre de usuario y una contraseña o clave privada, y podrían encontrar las siguientes opciones o accesos:

• Esquema de certificación (acceso a normas, procedimientos y guías de aplicación seleccionadas)
• Comunicaciones a la entidad (entradas y salidas de productos, producción, existencias y balances periódicos, informes justificativos, nuevas marcas o etiquetas, declaración de ayudas PAC...)
• Solicitudes de autorización o conformidad (siembras, operaciones sobre el ganado, etiquetas, excepciones a las normas...)
• Actualización de datos (cambios de titularidad, mapas y planos, nuevas instalaciones o procedimientos...)
• Controles (programas de auditoría, resultados de análisis, informes de auditoría, decisiones de certificación...)
• Certificados (descarga del certificado en vigor)
• Quejas y apelaciones
• Consultas (guías, enlaces recomendados, preguntas frecuentes, chat...)

Enlazada con el correo del usuario y su número de teléfono, la extranet permitiría generar avisos y notificaciones que serían registradas automáticamente y facilitarían el cumplimiento de numerosos requisitos para la acreditación de los organismos de certificación. También facilitaría el lanzamiento de encuestas y recogida de opiniones de los operadores para, entre otras cosas, ayudar a la evaluación del desempeño, la revisión contínua por la dirección y la mejora del servicio.

Como complemento, se le debería asociar una aplicación móvil para facilitar el acceso y utilización constante a la extranet

Más información y presupuestos: ildevet@gmail.com